Projektablauf
Der Projektablauf von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Endergebnis
Am Anfang eines Projekts steht zunächst einmal die Anfrage eines potentiellen Kunden. In der Regel bekommt der Kunde allgemeine Informationen über INSTEAD e.V. und die Leistungen des Vereins zugesandt, zumeist in Form der Akquisemappe. Ist der Kunde nun weiterhin an einer Zusammenarbeit mit INSTEAD e.V. interessiert, wird mit dem Ressort Kundenbetreuung ein Termin zu einem persönlichen Gespräch vereinbart, dem sogenannten Erstkontaktgespräch. In diesem Gespräch wird der grobe Rahmen des Projektes abgesteckt und weitere wichtige Informationen werden gesammelt.
Schließlich wird das Projekt intern im Verein ausgeschrieben und aus den interessierten Mitgliedern bildet sich ein Projektteam, das in der Folge mit der Angebotserstellung beginnt. Hierbei werden die konkreten Ziele des Projektes definiert und einzelne Projektschritte festgelegt, die in einem abgesteckten zeitlichen Rahmen erfolgen sollen. Außerdem wird eine genaue Kostenkalkulation für das Projekt erstellt. Das fertige Angebot wird dem Kunden unverzüglich vorgelegt. Ist dieser damit einverstanden, gründet das zuständige Projektteam für den Zeitraum der Tätigkeit eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Der Projektleiter ist der Vertreter der GbR nach außen und für die GbR zeichnungsberechtigt. Der Beratungsvertrag wird nun zwischen der neugegründeten GbR und dem Kunden geschlossen. INSTEAD e.V. ist dabei nicht mehr der direkte Vertragspartner des Kunden, sondern nimmt lediglich eine Kontroll- bzw. Beraterfunktion im Hintergrund ein.
Nach Erledigung dieser Formalitäten kann das Projektteam mit der Umsetzung des Projektes beginnen. In Zusammenarbeit mit dem Kunden werden nun die einzelnen Projektschritte durchgeführt. Der Kunde wird dabei regelmäßig über den aktuellen Stand der Projektarbeit informiert.
Die Zufriedenheit des Kunden und die Qualitätsgewährleistung stehen dabei im Mittelpunkt. Deshalb wird das Projekt intern zusätzlich durch das Ressort Qualitätsmanagement kontrolliert, mit dem die weitere Vorgehensweise abgestimmt wird. Nachdem das Projekt fertiggestellt wurde, wird dem Kunden das Ergebnis in Form einer Abschlusspräsentation vorgelegt.
Qualitätssicherung und Projektkoordination
Um eine hohe Professionalität und Qualität bieten zu können, setzt INSTEAD auf zwei wichtige Instanzen, das Qualitätsmanagement und die Projektkoordination. Beide Instanzen betreuen und kontrollieren die Projektarbeit die ganze Zeit über.
Das Projektteam kann jederzeit auf ein breites Wissen von vorhergehenden Projekten zurückgreifen. Nach jedem Projekt werden die gesammelten Erfahrungen und Kenntnisse an die anderen Mitglieder weitergegeben und auf einer internen Wissensplattform abgespeichert. So wird eine fundierte und zügige Projektarbeit gewährleistet. Jedes Mitglied kann auf diesen Wissenspool zugreifen und ihn optimal in die Arbeit einfließen lassen.
Das Qualitätsmanagement überprüft die Projektarbeit nach gegebenen Qualitätsstandards während der Projektdauer. Diese Standards werden jedes Jahr von einem Qualitätsmanagementteam des BDSU (Bund deutscher Studentischer Unternehmensberatungen) geprüft. INSTEAD ist seit 15 Jahren in Folge immer mit diesem Qualitätszertifikat ausgezeichnet worden. Dies spricht für unsere Arbeit – Qualität auf höchstem Niveau.
